Wedding Task Manager©

Un gestionnaire de tâches est un outil facilitant de listing des tâches d’un projet et ses sous-tâches. Il aide à avoir une vision structurée d’un projet. Mais aussi, il permet de construire le squelette de l’événement.

Ainsi, grâce à un outil de gestion des tâches, le Wedding Planner sera en mesure de déterminer tous les liens de dépendances et anticiper les incohérences dans l’organisation du mariage.

De surcroît, cet outil permet de faciliter les liaisons entre les tâches :

• Liaisons de début à début
• Liaisons de fin à début
• Liaisons de début à fin
• Liaison de fin à fin

Essentiellement, cet outil de gestion des tâches est fait pour les Wedding Planners et les Wedding Managers. Mais aussi, tous les professionnels qui sont amenés à réaliser des missions de Wedding Management, ou de gestion de projet de mariages. 

D’abord, les Wedding Planners et les Wedding Managers utilisent l’outil de gestion de projet lors de la conception de leur prestation d’organisation. En effet, la majorité des mariages ont en commun la structure des tâches. De ce fait, une fois cette structure réalisée, elle sera utile pour tous les mariages. Ainsi, cette première approche lui permettra d’exercer son mental à conceptualiser les liens entre les tâches. C’est pourquoi, c’est un très bon outil d’entrainement, même si le Wedding Planner n’utilise plus cet outil par la suite.

Ensuite, le gestionnaire des tâches pour Wedding Planner lui permettra de réaliser le suivi de celles-ci, grâce à un 3 indicateurs : non commencée, en cours, terminée.

Enfin, les Wedding Planners et les Wedding Managers, pourront obtenir, grâce à ce gestionnaire de tâches, un état d’avancement pour chaque mariage organisé.

Ce gestionnaire des tâches pour Wedding Planners et Wedding Mangers est téléchargeable dans la compétence [#26 – Comprendre le “Wedding Task Manager”] du Niveau III du programme WedSKILLS®, option Wedding Planner. 

La marche à suivre : 

1. À l’aide du ficher Powerpoint, commencez à réfléchir aux différentes sous-tâches (vous pouvez faire des recherches sur le web, si besoin : rétroplanning sur les blogs mariage, forums de discussions de futurs mariés, …).
2. À l’aide du fichier Excel, reportez ces sous-tâches et allez plus loin dans le séquencement : tentez de séquencer jusqu’à n’avoir que des actions d’une durée maximum d’une seule unité de travail (entre 20 et 40 minutes au choix)
3. Une fois ce travail réalisé : c’est une base durable utilisable sur chaque saison
4. Bien sûr, vous n’arriverez pas à compléter intégralement cette structure avant de démarrer votre activité. C’est lors de vos 2 à 3 premiers mariages que vous arriverez à une version quasi définitive (mais qui évoluera tout de même continuellement)

En tant qu’organisateur·rice, vous allez devoir apprendre à gérer des tâches et les séquencer rapidement. Ainsi, s’entraîner à le faire, vous permet d’améliorer votre “gymnastique mentale”. En effet, assembler des tâches entre elles, visualiser les jalons et les dépendances, faire des liens, anticiper les conséquences, … Toutes ces compétences de visualisation mentale nécessitent de l’entraînement, si vous voulez pouvoir naturellement, sur le terrain, repérer rapidement les dysfonctionnements organisationnels. 

Le template est un fichier Excel téléchargeable. Puis, une fois téléchargé vous pourrez le personnaliser, le modifier comme vous le souhaitez et l’utiliser à vie !