Reports de Mariages : Les Wedding Planners en parlent !

Une première Wedding Planner interrogée dans les médias

L’une des premières Wedding Planners a avoir pris la parole dans les médias, concernant les reports de mariage, est Fatima Laroud, fondatrice de l’agence Serenity Event et certifiée IWI. BFM TV lui avait consacré un reportage en mars, elle qui se situait dans une région Cluster, dans l’Oise. Elle a accepté de compléter ce reportage et me raconter plus en détails sa situation.

Dans la première ville cluster

L’agence Serenity Events est implantée à Creil dans l’Oise l’une des premières ville cluster. On a appris le décès du 1er cas, qui ne s’était pas rendu dans une des zones identifiées à risque par les autorités, le  26 février dans l’Oise et dès lors l’inquiétude nous à envahi.

S’enchaine alors une semaine intense de rendez-vous, de réunions et de discussions avec les prestataires et nos clients du mois de mars.

Notre premier report de mariage

L’annonce du confinement la semaine suivante à été un coup de massue pour nous qui avions bouclé tous les préparatifs de notre couple qui se mariait le 21 mars 2020, depuis plus d’un mois.

Un mariage sur lequel nous travaillons depuis pratiquement un an, organiser et planifier au moindre détail, qui présageait deux jours d’excellents moments et qui réunissait des invités venant d’Italie, de Suisse, de Belgique, d’Allemagne, d’Angleterre et du Maroc, allait être annulé !!

Evidemment le pire reste les risques de contamination et les pertes humaines, mais pour mes clients le choc à été brutale. Au-delà de leurs histoires personnelles et les difficultés qu’ils ont rencontrées, c’est un jour qu’ils ont attendu toute leurs vies, qu’ils ont imaginés sans embuche et ils ont mis le pris pour cela. Alors il est tous à fait compréhensif de se sentir désemparé et déçu face à cette situation injuste. J’étais autant désemparé qu’eux mais je me devais de réagir et trouver des solutions, des alternatives. Je leurs ai donc proposé des solutions de reports sur l’année 2020, sur des jours fériés ou en semaine. Mes clients ont mis une bonne semaine pour encaisser le coup et accepter.

Mon équipe et moi-même sommes donc partie au charbon, avons retrousser nos manches pour trouver une bonne date et rassembler tous les prestataires sur celle-ci. Pas une mince affaire c’est certain ! Il nous est arrivé d’avoir une dizaine de fois par jour chaque prestataire pour modifier les dates et calibrer tout le monde sur une seule.

Mon agence, mes reports et les médias

La ville de Creil et de Lamorlaye était officiellement déclarée en confinement. Soit environ 15 jours avant le confinement national. Cela a suscité l’intérêt des journalistes. Nous avons été contactés dans un premier temps par la chaîne d’information BFM TV qui nous a interviewé, la future mariée et moi-même au golf où devait avoir lieu le mariage. Par la suite nous avons reçu la BBC dans les locaux de l’agence Serenity Events qui à réaliser un reportage sur les annulations des mariages et les effets qui en découlent.

À ce moment, nous étions encore dans une incertitude totale et ce qui paraissait le plus probant étais l’annulation du mariage mais nous gardions espoir que les choses s’améliorent.

La tendance est plutôt aux reports

A force d’acharnement, nous avions réussi à rassembler tous les prestataires sur le lieu à la date du dimanche 31 mai, week-end de Pentecôte. Un compromis qui soulagera notre couple. Nous étions début du mois de mars, et donc rassurés d’avoir 3 mois de distance.

Mais c’est sans compter la gravité de l’épidémie et la vitesse de sa propagation que nous avions fait ce choix de date. Nous n’avions pas mesuré l’ampleur de cette crise sanitaire. Et comment l’aurions-nous pu ! Si imprévisible soit-elle, elle nous met dans un brouillard opaque et les incertitudes nous empêchent d’avancer et de prévoir à court et moyen terme.

Avec ce couple une deuxième réunion de crise s’est imposée. L’épuisement, la déception et la peur du risque oblige nos futurs mariés à annuler le mariage. Leur décision est irrévocable. Les différents prestataires remboursent aussitôt les acomptes à la demande des clients. Pour ma part ce fut très dur à accepter et il s’en est suivi plusieurs heures de discutions avec le couple pour les dissuader d’annuler. Mais en vain. Ils m’ont donc demandé également de leurs rembourser leur acompte.

À la lecture du contrat et dans mes CGV il est clairement stipulé que quoi qu’il en soit l’acompte reste acquis par l’agence. J’avais déjà effectué les ¾ du travail sans compter le double travail de report. J’ai contacté mon avocat qui m’a informé que légalement je n’étais pas tenue de rembourser l’acompte mais que je devais faire preuve d’humanisme. Tous en expliquant la situation de mon point de vue j’ai annoncé à mes clients que je leurs rembourserait un montant au prorata du travail effectué et que le délai de remboursement serait étalé sur l’année 2020. Le couple a été compréhensif et à accepter le deal.

Gestion du cas difficile

Pour mon couple du mois d’avril cela a été plus difficile. Ils ont eu beaucoup de mal à accepter le report, le château étant surbooker et ils ne voulaient absolument pas reporter sur l’année 2021. Il s’en est suivi une longue bataille, d’échanges houleux notamment avec la propriétaire du château qui a essuyé des menaces de poursuites. Cette période a été très difficile pour moi car j’ai dû porter la casquette de médiatrice. En plus de mon travail de wedding planner j’ai dû gérer des humeurs et tempérer pour trouver une issue favorable à tous. Ce n’est ni de la faute du couple ni celle de la propriétaire, ni la mienne. Dans cette crise cauchemardesque nous sommes tous dans le même bateau et la meilleure chose à faire et de communiquer, de discuter et d’échanger sur des idées des solutions qui seraient équitable pour tous.

Après cette expérience riche en émotions, aussi positives que négatives, j’ai pris les devants et j’ai reporté tous les mariages programmer initialement jusqu’en septembre sans grande peine.

2021 reste incertain

Mon plan d’action était d’abord de penser à l’agence, j’ai donc favorisé les reports sur 2020 pour ne pas trop perdre en ressources financières de prime abord et ensuite pour garder le plus de dates pour les prospects. Si des reports, les clients peuvent tirer les côtés positifs, tel que plus de temps pour peaufiner leur grand jour ou pour économiser et payer les prestataires, pour ma part un report est synonyme de perte de solde pour 2020, de dates pour 2021 et donc de faillite.

Ce n’est pas sans compter sur les souhaits des clients et les disponibilités des autres prestataires que j’ai dû me résigner et m’adapter. Les reports de 2020 me font perdre plus de 50% de mon CA sur cette année et les reports sur l’année 2021 environ 30%. Il est certain que cette crise inédite laissera des séquelles jusqu’en 2022. Une grande partie des mariages 2020 ont été reportés sur 2021, certain mariage prévu en 2021 ont été soit suspendu ou reporté en 2022 et les prospects de 2022 ont freiné leurs démarches. Un effet tsunami pour ma petite entreprise.

Le bilan est lourd ; je me retrouve sans rentrées financières depuis le mois de mars et ce jusqu’en septembre. 6 mois à tenir avec les charges qui, elles, continuent, de tomber chaque mois. Je n’ai aucune visibilité et je ne sais absolument pas jusque quand mon entreprise survivra. J’ai effectué la démarche pour avoir l’aide de la DGFIP, que j’ai reçu ce jour le 27 avril 2020.

D’autant plus que cette année avait démarré sous le signe de grands changements pour l’agence Serenity Events ; J’ai lancé auprès de mon expert-comptable une étude et les démarches pour un changement de statuts, j’ai déménagé dans de plus grands locaux, et le projet de recrutement, ainsi que plusieurs autres avaient bien pris forme. Aujourd’hui je suis contrainte de suspendre toutes mes démarches et ces projets.

Il faudra faire preuve de créativité et proposer des alternatives dans notre métier pour pallier aux éventuels manques tel que proposer des prestations en semaine et en jours fériés.

Cependant je reste relativement optimiste et regarde le verre à moitié plein !

Des mariés qui ont besoin d’être rassurés

Anne-Cécile Bru Dulchain, fondatrice de l’agence ‘Et si on se mariait‘, et membre de notre réseau IWI a également accepté de me raconter comment se sont passés ses reports de mariage.

Pour les reports, les mariés en début de confinement étaient tous plutôt optimistes et peu enclin à vouloir reporter leur mariage. Ils se disaient on va attendre les déclarations du gouvernement avant de décider de reporter. Ils avaient vraiment envie de garder espoir avant d’envisager un éventuel report.

Suite aux dernières annonces, les futurs mariés de mai et juin ont commencé à paniquer (même ceux prévus en octobre 🤷‍♀️). 

On a beaucoup échangé par téléphone pour dédramatiser la situation et essayer de trouver des solutions en partenariat avec tous les prestataires. Pas mal de solidarité et d’entraide entre prestataires.

Il y a eu quelques situations complexes du au fait que beaucoup d’invités viennent de l’étranger pour les mariages. La situation étant inédite et mondiale mais surtout en décalage en fonction des pays, les futurs mariés se sont vus annuler leur EVG/EVJF prévus à l’étranger et surtout ils ont compris que les étrangers en fonction des pays ne pourront pas être présents à leur mariage et pour certains c’est de la famille très proche : parents grands-parents… Il a fallu beaucoup dialoguer, se rendre disponible pour rassurer sans pour autant avoir de réponse sur une visibilité à court terme 😕 malheureusement.

Malgré ça, les mariés ont été compréhensifs et ont dû accepter de bien vouloir reporter leur mariage. Certains n’envisageaient pas du tout de reporter à l’année prochaine mais ont accepté de faire des concessions pour se marier un jour de semaine ou un dimanche (au lieu du samedi) et surtout il était important pour eux de réunir la même équipe de prestataires. Quand on trouve une date en commun à tous c’est un soulagement et ils retrouvent le sourire.

Anecdote pas très drôle j’ai eu un couple de futurs mariés qui a dû reporter son mariage à l’année prochaine car ils voulaient quand même un mariage printemps/été et surtout ils ont de la famille en provenance d’Afrique, des Etats-Unis, Suisse etc, et malheureusement le lieu de réception leur a imposé de payer un supplément de 1500€ « justifié » pour cause d’embellissement des lieux…

Anecdote plus joyeuse : à l’initiative d’un collègue officiant, on a créé en partenariat avec d’autres prestataires une vidéo destinée aux futurs mariés contraints de reporter leur mariage pour leur redonner le sourire. Je leur ai envoyé et l’attention a été très appréciée. Il s’agit d’une chanson écrite sur la chanson Philosophie d’Amel Bent.

Être sur tous les fronts : entre reports et communication

Une autre Wedding Planner de notre réseau a également beaucoup pris la parole dans les médias. En effet, Chloé Meyssonnier, Wedding Planner à la réunion et fondatrice de “Ma Régisseuse” a partagé ses difficultés et celle de ses mariés à de nombreuses reprises.

Elle témoigne : “Pour les reports, les mariés ont été très compréhensifs. Ils étaient tristes mais la santé avant tout. On a pu tout reporter assez facilement, en accord avec les prestataires. J’ai été sollicitée par les médias (télé et presse écrite) pour donner mon point de vue. Et j’ai beaucoup plus communiquer sur les réseaux sociaux en faisant des posts, des lives pour rassurer les mariés et leur dire qu’on ne lâche rien et qu’on est a leur côté.”

Quand le Covid-19 touche les mariés de près …

Sophie Carré, fondatrice de l’agence de SOF évènement, a bien voulu également partager sa situation.

Je commence par un petit point de la situation pour ma jeune agence. J’ai 4 mariages reportés, 1 annulé et un (au mois de septembre) en attente de voir…

Le mariage annulé était un mariage franco-iranien prévu fin juin. La future mariée et sa famille vivent en Iran où la situation sanitaire est pire qu’en France. Il y a eu 3 décès dans l’environnement proche de la mariée donc, pour le moment, le mariage n’est plus d’actualité. Je reste cependant en contact avec le futur marié parisien.

Tous les reports ont été à l’initiative des futurs mariés donc pas de souci de compréhension, bien au contraire. Globalement, pour 3 mariages, j’ai réussi à repositionner une date en 2021, proche du we qu’ils avaient choisis. Quelques soucis avec certains prestataires (DJ principalement) qui avaient déjà des dates réservées sur l’année prochaine. J’ai donc dû jongler entre les dispos du site réservé et des prestataires souhaités. On a fini par trouver des arrangements qui convenaient à tous.

J’ai un couple qui voulait absolument se marier cette année mais était dépité de ne pas pouvoir le faire  en période estivale.

C’est là que mon projet de certification IWI « féerie d’hiver » m’a été très utile car je leur ai montré ce qui était possible sur un mariage hivernal. Et là, à ma grande surprise, car j’y allais à tâtons, ils ont été emballés par les braseros, le stand vin et chocolat chaud, les marrons grillés et par la décoration chaleureuse… 😅

Ils se marient donc le 19 décembre prochain. La future mariée va devoir revoir sa tenue mais le domaine étant moins cher en basse saison, ils vont s’y retrouver financièrement.

Accepter de reporter sur la haute saison 2021

Emmanulelle Munoz, fondatrice de l’agence Hera Mariage et membre du réseau IWI, m’a également fait part de la manière dont elle a géré ses reports.

Aujourd’hui, j’ai dû reporter (aucune annulation pour le moment), tous mes mariages de mai, juin et début juillet. Sur ces 8 mariages, 1 a été reporté à Septembre 2020, 1 en début de saison 2021 (avril) et les 6 autres ont été reportés en pleine saison 2021 comme initialement prévu cette année.

Par manque d’informations officielles, j’ai beaucoup discuté avec mes futurs mariés et j’ai fais du cas par cas. Tous ont souhaité annuler car ils ne se voyaient pas se marier dans ces conditions (la peur du virus, les masques, ne pas pouvoir s’embrasser) et comme je les comprends. D’autres ont de la famille qui vient de l’étranger et il était impossible pour eux de se marier sans ces proches, et comme je les comprends aussi !

J’ai donc accepté de reporter leur mariage à tout ceux qui m’en ont fait la demande et tous les prestataires de l’ensemble des mariages ont accepté également aux mêmes conditions tarifaires et à la date choisie par les mariés. Je ne conçois pas qu’on puisse « surtaxer » nos clients pour une situation qui n’émanent pas d’eux (même si elle n’émane pas de nous non plus). J’ai bien sûr aiguiller mes clients pour qu’ils reportent sur une date « hors saison » mais je trouve très compliquée d’imposer des dates en automne ou en hiver à des personnes souhaitant se marier aux beaux jours.

Je me suis donc pliée à leurs choix et j’en assumerais les conséquences. Par contre, pour la plupart, ils ont joué le jeu de choisir une date à laquelle tous les prestataires choisis étaient disponibles. Un couple devant se marier en juin cette année, ne se mariera pas forcément en juin en 2021. Certaines fois ça n’a pas été possible car le planning de certains prestataires était déjà bien chargé. J’ai donc fait du cas par cas pour une éventuelle facturation supplémentaire, en fonction du temps déjà passé sur chaque mariage.

Certains clients m’ont proposé de me payer tout ou partie du solde de ma prestation cette année (à moins et aux prestataires également) car ils comprennent que la situation est compliquée pour nous aussi (oui je sais j’ai des supers futurs mariés ).

En conclusion je dirais que les reports ne sont pas de tout repos et j’espère bien pouvoir assurer les mariages du reste de l’année (je suis optimiste et souhaite le rester le plus longtemps possible) car au delà de l’aspect financier, je serais très déçue de ne pas pouvoir faire un seul mariage cette année. C’est mon quotidien depuis 5 ans bientôt et j’adore ça donc une année entière sans mariage, quelle tristesse 

Rester optimiste

Tout d’abord, un grand merci à vous toutes pour avoir pris le temps de partager votre expérience terrain.

Globalement, sur tous les témoignages que j’ai pu recevoir et via les réseaux, je vous sens tous grandement optimiste. Je sais que ce n’est pas évident pour tous, mais je vous invite à positiver.

N’hésitez pas à faire toutes les démarches nécessaires et à aller sonner à toutes les portes pour obtenir des aides financières. Toutes ne sont pas adaptées, mais c’est mieux que rien. Mais surtout, si vous êtes amené·e à avoir des revendications, dans les mois qui arrivent, quant à votre situation, il faudra pouvoir prouver que, de votre côté, vous avez tout essayé !

Pensez aussi à répondre à toutes les enquêtes que vous verrez passer, que ce soit dans l’univers du mariage ou via les collectifs d’entrepreneurs. Car si votre situation est compliquée, elle l’est aussi pour d’autres et ces enquêtes pourront sans doute permettre de faire remonter certaines informations.

Bon courage !