Un imprévu désigne un événement ou une situation non anticipée qui survient lors de la réalisation d’un projet. Dans le domaine du mariage et de l’événementiel, les imprévus peuvent se manifester de multiples manières, allant d’une simple modification de détail à des changements majeurs pouvant influencer la dynamique et la réussite de l’événement.
C’est un terme ‘fourre-tout’ qui vulgarise généralement, dans le milieu, la notion de gestion des risques.
En réalité, en gestion des risques, un imprévu désigne uniquement ce qui est véritablement imprévisible. C’est à dire un événement futur non identifiable. Pour un·e Wedding Planner, rencontrer un imprévu est donc exceptionnel. Dans leur gestion des risques, les professionnels de l’organisation de mariages anticipent plutôt des ‘aléas’ ou des ‘risques’ et rencontrent des ‘problèmes’.
Caractéristiques des Imprévus
- Inattendu / Non identifiable : Par définition, un imprévu est quelque chose qui n’était pas prévu ou anticipé au cours de la planification.
- Réactivité Nécessaire : L’apparition d’un imprévu nécessite souvent une réponse rapide de la part de l’équipe en charge pour éviter ou minimiser des complications.
Gestion des Imprévus dans le Mariage et l’Événementiel
- Préparation : Bien que les imprévus soient inattendus, une bonne préparation et une planification détaillée peuvent aider à prévoir et à gérer un large éventail de scénarios (gestion des risques, matrices des risques et plan de contingence)
- Flexibilité : Les professionnels de l’événementiel doivent faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité pour gérer efficacement les imprévus et s’assurer que l’événement se déroule sans accroc majeur.
- Communication : Informer les parties concernées (clients, fournisseurs, participants) des imprévus et des ajustements apportés est essentiel pour maintenir la confiance et l’harmonie pendant l’événement.
En bref :
Les imprévus sont inévitables dans la gestion de projet, et le domaine du mariage et de l’événementiel ne fait pas exception. La capacité à gérer efficacement ces imprévus, grâce à une préparation rigoureuse, des outils professionnels de gestion des risques, une flexibilité d’esprit et une communication claire, est la marque d’un professionnel expérimenté et compétent dans ce secteur.
